Datenschutzerklärung TimeTrackerEasy3

Version 1.0 Stand: August 2026

1. Zweck dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie Khan Digital Solutions Personendaten im Zusammenhang mit:

TimeTrackerEasy3
timetrackereasy3.ch
Geschäftsbeziehungen
Support
Vertragsabwicklung

bearbeitet.

Massgebend ist insbesondere das Schweizer Datenschutzrecht.

Soweit im Einzelfall zusätzlich ausländische Datenschutzbestimmungen wie die EU-Datenschutz-Grundverordnung anwendbar sind, werden diese ebenfalls berücksichtigt.

2. Verantwortliche Stelle

Für Datenbearbeitungen, bei denen Khan Digital Solutions selbst über Zweck und Mittel entscheidet, ist verantwortlich:

Khan Digital Solutions Saatlenzelg 25 8050 Zürich Schweiz

UID: CHE-465.769.042

Vertretungsberechtigte Person: Khadija Khan

E-Mail: info@khan-ds.ch

Telefon: +41 78 256 45 28

3. Unterschied zwischen eigener Datenbearbeitung und Auftragsbearbeitung

Khan Digital Solutions bearbeitet Personendaten in unterschiedlichen Rollen.

Bei eigenen Geschäftsprozessen, beispielsweise:

Vertragsabschluss
Kundenkommunikation
Rechnungsstellung
Buchhaltung
Supportorganisation
Sicherheit der eigenen Systeme

entscheidet Khan Digital Solutions grundsätzlich selbst über Zweck und Mittel der Bearbeitung.

Bei Personendaten, die ein Kunde in TimeTrackerEasy3 über seine Mitarbeitenden, Kunden, Kontaktpersonen oder Aufträge speichert, handelt Khan Digital Solutions grundsätzlich als Auftragsbearbeiter im Auftrag des jeweiligen Kunden.

Der Kunde bleibt für diese Datenbearbeitung grundsätzlich datenschutzrechtlich verantwortlich.

Die Einzelheiten ergeben sich aus der Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung.

4. Welche Daten können bearbeitet werden?

Je nach Nutzung können insbesondere folgende Kategorien von Personendaten bearbeitet werden:

4.1 Konto- und Identifikationsdaten

Beispielsweise:

Vorname
Nachname
E-Mail-Adresse
Login-ID
Benutzerrolle
Personalnummer
Benutzerstatus
Zeitpunkt der Kontoerstellung
letzter Login.

Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert.

4.2 Mitarbeiterstammdaten

Je nach Verwendung können insbesondere verarbeitet werden:

Vorname
Nachname
E-Mail
Telefonnummer
Adresse
PLZ
Ort
Kanton
Land
Geburtsdatum
Personalnummer
Beschäftigungsgrad
Beschäftigungsart
Eintrittsdatum
Austrittsdatum
Sollarbeitszeit
Ferienanspruch
Beschäftigungsperioden.

4.3 Arbeitszeitdaten

Dazu können insbesondere gehören:

Arbeitsbeginn
Arbeitsende
Datum
Tätigkeit
Arbeitszeit
Reisezeit
Werkstattzeit
Unterbrechungen
Pausenklassifikation
Auftragszuordnung
manuelle Korrekturen
Korrekturgrund
korrigierender Benutzer
Zeitpunkte von Änderungen.

4.4 Ferien und Absenzen

TimeTrackerEasy3 kann unter anderem folgende Informationen verarbeiten:

Ferienzeitraum
Ferientage
Status eines Ferienantrags
Abwesenheitszeitraum
Abwesenheitsart
Dauer
ganzer oder halber Tag
Freitextbemerkungen.

Mögliche Abwesenheitsarten können insbesondere Krankheit, Unfall oder Arztbesuch umfassen.

Solche Angaben können einen Gesundheitsbezug aufweisen und besonders schutzwürdig sein.

Benutzer werden deshalb angehalten, keine Diagnosen, detaillierten medizinischen Informationen oder sonstige nicht erforderliche Gesundheitsangaben in Freitextfelder einzutragen.

4.5 Kunden- und Auftragsdaten

Je nach Nutzung können insbesondere verarbeitet werden:

Kundenname
Kontaktperson
E-Mail
Telefonnummer
Adresse
Kundennummer
Auftragsnummer
Auftragsname
Beschreibung
Arbeitsort
geplante Auftragsdaten
Notizen
Auftragsstatus
zugeordnete Arbeitszeiten.

4.6 Technische Daten

Beim Betrieb können technische Daten anfallen, beispielsweise:

IP-Adresse
Datum und Uhrzeit
aufgerufener Pfad
HTTP-Status
Browser-/User-Agent-Informationen
Loginereignisse
Sicherheitsereignisse
technische Fehlermeldungen.

4.7 Auditdaten

Bestimmte Änderungen können protokolliert werden.

Dabei können insbesondere gespeichert werden:

Benutzer
Firma
Zeitpunkt
Art der Aktion
betroffene Ressource
Ressourcen-ID
technische Zusatzinformationen
gegebenenfalls IP-Adresse
gegebenenfalls User-Agent.

5. Einstempelfotos

Auf Wunsch des Arbeitgebers kann die Foto-Funktion von TimeTrackerEasy3 für einen Betrieb aktiviert werden.

Ist die Funktion aktiviert, wird bei einer Einstempelung ein Foto aufgenommen.

Zweck der Funktion ist insbesondere, die Stempelung der betreffenden Person zuordnen zu können und missbräuchliches Stempeln für andere Personen zu erschweren.

Die Fotos werden nicht zur automatischen Gesichtserkennung verwendet.

Khan Digital Solutions erstellt daraus keine biometrischen Templates und führt keinen automatischen biometrischen Vergleich durch.

Ein Mitarbeiter kann technisch sein eigenes Einstempelfoto einsehen.

Berechtigte Manager können Einstempelfotos von Mitarbeitenden des eigenen Betriebs einsehen.

Die reguläre Aufbewahrungsdauer eines Einstempelfotos beträgt grundsätzlich 40 Tage.

Nach Ablauf dieser Frist wird das Foto automatisiert aus dem aktiven Medienspeicher gelöscht.

Der zugehörige Arbeitszeiteintrag bleibt bestehen.

6. Verantwortung des Arbeitgebers bei der Foto-Funktion

Der jeweilige Kunde bzw. Arbeitgeber entscheidet über die Aktivierung der Foto-Funktion.

Er ist insbesondere dafür verantwortlich:

die arbeitsrechtliche Zulässigkeit zu prüfen
die Verhältnismässigkeit zu prüfen
seine Mitarbeitenden vorab zu informieren
erforderliche Mitwirkungsrechte einzuhalten
soweit erforderlich eine gültige Rechtsgrundlage bzw. Einwilligung

sicherzustellen.

Die Nutzung von TimeTrackerEasy3 allein wird nicht als pauschale datenschutzrechtliche Einwilligung eines Mitarbeiters behandelt.

7. Kein GPS und keine Standortverfolgung

TimeTrackerEasy3 verwendet nach aktuellem Funktionsumfang keine GPS-Ortung von Mitarbeitenden.

Es findet keine kontinuierliche Standortverfolgung statt.

Manuell erfasste Arbeitsorte oder Auftragsstandorte sind normale Auftragsdaten und keine GPS-Trackingdaten.

8. Keine biometrische Identifikation

TimeTrackerEasy3 verwendet nach aktuellem Funktionsumfang keine:

Gesichtserkennung
Fingerabdruckerkennung
biometrischen Templates
automatisierte biometrische Identifikation.

Ein normales Einstempelfoto ist technisch nicht mit einer biometrischen Gesichtserkennung gleichzusetzen.

9. Zwecke der Bearbeitung

Personendaten werden insbesondere bearbeitet für:

Bereitstellung von TimeTrackerEasy3
Benutzerverwaltung
Authentifizierung
Arbeitszeiterfassung
Ferien- und Abwesenheitsverwaltung
Kunden- und Auftragsverwaltung
Rapportierung
Exporte
Sicherheitszwecke
Missbrauchsprävention
Fehleranalyse
Vertragserfüllung
Rechnungsstellung
Support
Nachvollziehbarkeit von Änderungen
Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

10. Rechtsgrundlagen

Nach Schweizer Datenschutzrecht ist nicht für jede Datenbearbeitung eine Einwilligung erforderlich.

Khan Digital Solutions bearbeitet Daten insbesondere im Zusammenhang mit:

der Durchführung von Verträgen
berechtigten betrieblichen Zwecken
gesetzlichen Verpflichtungen
Sicherheitsinteressen
ausdrücklichen Weisungen des Kunden.

Soweit im Einzelfall eine Einwilligung oder eine andere besondere Rechtsgrundlage erforderlich ist, ist diese durch die jeweils verantwortliche Stelle sicherzustellen.

11. Hosting

TimeTrackerEasy3 wird nach dem aktuellen Betriebsmodell bei:

Infomaniak Network AG Rue Eugène Marziano 25 1227 Les Acacias (GE) Schweiz

betrieben.

Infomaniak stellt technische Hosting- und Infrastrukturleistungen zur Verfügung.

12. Unterauftragsbearbeiter

Khan Digital Solutions kann geeignete Dienstleister als Unterauftragsbearbeiter einsetzen, wenn dies für den Betrieb von TimeTrackerEasy3 erforderlich ist.

Wesentliche datenschutzrechtlich relevante Unterauftragsbearbeiter werden in der Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung aufgeführt.

Änderungen werden entsprechend den dortigen Bestimmungen behandelt.

13. OpenHolidays

TimeTrackerEasy3 kann einen externen Feiertagsdienst verwenden, um öffentliche Feiertage abzurufen.

Nach aktuellem technischen Stand werden hierfür insbesondere geografische Parameter wie Land, Kanton bzw. Zeitraum verwendet.

Mitarbeiterstammdaten werden für diesen Abruf nach aktuellem Systemdesign nicht benötigt.

14. Kein Werbe- oder Analyse-Tracking

Nach aktuellem Funktionsumfang der öffentlichen TimeTrackerEasy3-Webseite werden keine bekannten Dienste wie:

Google Analytics
Meta Pixel
LinkedIn Insight Tag
Sentry-Marketingtracking
Werbe-Cookies

eingesetzt.

Sollten solche Dienste zukünftig eingeführt werden, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend angepasst.

15. Cookies

TimeTrackerEasy3 kann technisch notwendige Cookies einsetzen, insbesondere für:

Anmeldung
Sessionverwaltung
Sicherheit
CSRF-Schutz.

Technisch erforderliche Cookies dienen nicht der personalisierten Werbung.

16. Datensicherheit

Khan Digital Solutions trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz von Personendaten.

Dazu gehören nach aktuellem Systemdesign unter anderem:

HTTPS/TLS
HSTS
Secure Cookies
HttpOnly Cookies
SameSite-Schutz
CSRF-Schutz
Content Security Policy
restriktive CORS-Konfiguration
Rollen- und Berechtigungsprüfung
Mandantentrennung auf Anwendungsebene
Passwort-Hashing mit Argon2
Schutz vor wiederholten Loginversuchen
nicht öffentlich exponierte Produktionsdatenbank
geschützter Zugriff auf Einstempelfotos
Auditprotokollierung
Docker-Logrotation

Absolute Sicherheit kann jedoch nicht garantiert werden.

17. Passwörter

Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert.

TimeTrackerEasy3 verwendet ein sicheres Passwort-Hashing-Verfahren, derzeit insbesondere Argon2.

18. Logdaten

Technische Protokolle dienen insbesondere:

Betriebssicherheit
Fehleranalyse
Missbrauchsprävention
Nachvollziehbarkeit
Stabilität.

Technische Containerlogs werden grössenbasiert rotiert.

Aktuell ist für die produktiven Container eine Rotation von grundsätzlich:

max-size: 20 MB max-file: 5

vorgesehen.

Audit- und Sicherheitsprotokolle werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für den jeweiligen Zweck, die Systemsicherheit, die Nachvollziehbarkeit oder gesetzliche Verpflichtungen erforderlich ist.

Konkrete Löschfristen werden nur dann öffentlich zugesichert, wenn sie operativ umgesetzt sind.

19. Aufbewahrung

Personendaten werden grundsätzlich nicht länger aufbewahrt, als dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Die konkrete Aufbewahrungsdauer hängt insbesondere ab von:

Datenart
Vertragsdauer
gesetzlichen Pflichten
Nachweisinteressen
Sicherheitszwecken
Weisungen des Kunden.

Für Einstempelfotos gilt grundsätzlich eine reguläre aktive Aufbewahrungsdauer von 40 Tagen.

20. Arbeitszeitdaten

Arbeitszeitdaten können während der Vertragsdauer des Kunden im System aufbewahrt werden.

Die gesetzliche Pflicht zur ordnungsgemässen Aufbewahrung von Arbeitszeitunterlagen liegt grundsätzlich beim jeweiligen Arbeitgeber.

Kunden werden deshalb angehalten, ihre relevanten Daten regelmässig, grundsätzlich mindestens monatlich, über die vorhandenen Exportmöglichkeiten zusätzlich selbst zu sichern und zu archivieren.

21. Vertragsende und Löschung

Nach Vertragsende erhält der Kunde grundsätzlich eine Übergangsfrist von 30 Tagen, um ihm zugängliche Daten über die vorhandenen Exportmöglichkeiten zu sichern.

Anschliessend können die aktiven Kundendaten aus dem Produktivsystem gelöscht werden, soweit keine gesetzlichen oder überwiegenden berechtigten Gründe für eine weitere Aufbewahrung bestehen.

22. Empfänger von Daten

Personendaten können insbesondere zugänglich sein für:

berechtigte Benutzer des jeweiligen Kunden
Khan Digital Solutions, soweit für Betrieb, Sicherheit oder Support

erforderlich;

Hosting- und Infrastrukturprovider
gesetzlich berechtigte Behörden, wenn eine entsprechende Pflicht

besteht.

Khan Digital Solutions verkauft keine Kundendaten an Werbeunternehmen.

23. Datenbearbeitung im Ausland

Khan Digital Solutions strebt für die zentrale Produktivdatenhaltung eine Verarbeitung in der Schweiz an.

Sollten Personendaten künftig in Staaten ohne angemessenes Datenschutzniveau bekanntgegeben werden, werden die nach anwendbarem Datenschutzrecht erforderlichen Schutzmassnahmen getroffen.

24. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen können im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere Rechte auf:

Auskunft
Berichtigung
Löschung
Einschränkung bzw. Unterlassung bestimmter Bearbeitungen
Herausgabe oder Übertragung von Daten, soweit gesetzlich vorgesehen

geltend machen.

Bei Daten, die ein Arbeitgeber als Kunde von TimeTrackerEasy3 bearbeitet, soll sich die betroffene Person grundsätzlich zuerst an den jeweiligen Arbeitgeber wenden.

Khan Digital Solutions unterstützt den Kunden im Rahmen der Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung.

25. Anfragen von Mitarbeitenden

Wendet sich ein Mitarbeiter eines Kunden direkt an Khan Digital Solutions mit einem datenschutzrechtlichen Anliegen zu Daten seines Arbeitgebers, kann Khan Digital Solutions die Anfrage an den zuständigen Kunden weiterleiten bzw. die betroffene Person an ihren Arbeitgeber verweisen.

26. Änderungen der Datenschutzerklärung

Khan Digital Solutions kann diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn:

sich gesetzliche Vorgaben ändern
TimeTrackerEasy3 weiterentwickelt wird
neue Datenbearbeitungen eingeführt werden
Dienstleister geändert werden
Sicherheits- oder Betriebsanforderungen dies erforderlich machen.

Massgebend ist die auf timetrackereasy3.ch veröffentlichte aktuelle Fassung.

27. Kontakt Datenschutz

Khan Digital Solutions Saatlenzelg 25 8050 Zürich Schweiz

E-Mail: info@khan-ds.ch

Telefon: +41 78 256 45 28

Vertretungsberechtigte Person: Khadija Khan

Version 1.0 Stand: August 2026